Records Management Konferenz 2014 - ist das Thema endlich in Deutschland angekommen?
Diese rein rhetorische Frage kann man an Hand der diesjährigen Besucherzahlen etwas positiver als noch im letzten Jahr beantworten. Auch wenn das Thema "Ordnung schaffen & Ordnung halten" nicht gerade "sexy" oder "trendy" anmutet.
Aber generell muss man konstatieren, dass es in bestimmten Branchen ohne Records Management nicht geht. Noch existiert die Barriere der Sprache, weil viele Funktionen des Records Management in Deutschland sich eher unter Begriffen wie revisionssichere Archivierung, Dokumentenmanagement und elektronische Akte verbergen. Mit der zunehmenden Internationalisierung und Globalisierung unser Geschäftswelt gewinnt aber das Thema auch bei deutschen Unternehmen an Gewicht, wenn sie international tätig sind, Geschäftspartner im Ausland haben, ins Ausland liefern oder dort produzieren, oder gar eine ausländische Muttergesellschaft besitzen.
Die Zusammensetzung der 99 angemeldeten Teilnehmer, von denen 92 am 25.11.2014 in Frankfurt vor Ort waren, zeigt auch diese Situation. Nimmt man die Vertreter den Anbieter von Records-Management-Lösungen aus, so waren es vorrangig Unternehmen aus der öffentlichen Verwaltung, Finanzwirtschaft, der Pharma-Branche und der Industrie. Eine Zusammenstellung bei unserer Auswertung der Teilnehmerstimmen findet sich weiter unten.
PROJECT CONSULT führte die Records Management Veranstaltung zum achten Mal durch. Bei den ersten Veranstaltungen, die zum Teil als Roadshow durchgeführten worden waren, ging es vielfach um neue Standards im Records Management, wie z.B. MoReq2. In den letzten Jahren hat sich der Schwerpunkt zu Themen wie Information Governance, elektronische Akten und Geschäftsanwendungen mit Records Management verschoben. Die vollständige Dokumentation aller Vorträge hatten wir den Teilnehmern bereits im Vorwege zur Vorbereitung auf die Tagung elektronisch zur Verfügung gestellt: http://bit.ly/dokuRMK2014. Insgesamt waren 23 Referentinnen und Referenten am Start. Am Ende dieses Beitrages findet sich noch einmal die Gesamtliste der teilnehmenden Unternehmen, die eine eigene Webseite mit weiterführen Informationen und Vortragsunterlagen auf unser Records-Management-Hompage haben.
Außer unserem Bericht gibt es natürlich auch etwas "Echo" im Internet, z.B. bei Florian Laumer (Blog), Roman Lustig (Facebook), Frank Hamm (Foto auf Facebook) und andere.
Keynotes & Vorträge
Der Start in das eng gepackte Programm war die Keynote "Status & Trends bei Records Management & Information Governance" von Dr. Ulrich Kampffmeyer (PROJECT CONSULT, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14PC). In 6 Abschnitten wurden die Themen Records Management: immer noch ein Stiefkind in Deutschland?, Aktuelles zu Standards & Normen: ISO 15489 aktualisiert, Records Management ist nicht gleich Information Governance, Automatisierung als Zukunft der Records Managements, Gut gegen Böse: Records Management vs. Enterprise Search & BigData Analytics?, 10 Grundsätze sowie Records Management als Bestandteil einer ganzheitlichen Informationsmangement-Strategie angerissen. Die Keynote setzte damit den Rahmen für die Gesamtveranstaltung, der mit Einzelbeiträgen von Anwendern und Anbietern gefüllt wurde.
Der folgende Vortrag "Die Einführung von Dokumenten-, Informations- und Records - Management in einem mittelständischen Pharmaunternehmen" von Thomas Wehner (medac, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14PC) beschäftigte sich konkret mit der Einführung von Dokumenten- und Records Management in der Pharma-Branche. Dabei ging es auch um die Frage, ob man die harten Maßstäbe, die an die forschenden und produzierenden Bereiche eines Pharma-Unternehmens nach FDA und GxP anlegt, auch geeignet sind, die reinen Verwaltungsbereiche des Unternehmens zu unterstützen.
Im Anwendervortrag "Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung: Zeit ist Geld – Arbeiten ohne Papier" von Silke Nixdorf (MSP Medien-Systempartner, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14dev) ging es vordergründig zunächst nicht um das engere Thema Records Management, auch wenn ein Projektpartner der Firma d.velop versuchte den größeren Rahmen darzustellen. MSP hat sich zunächst um den Bereich der Automatisierung des Rechnungseinganges gekümmert und arbeitet noch einer ganzheitlichen Strategie für ein unternehmensweites Records Management. Und natürlich sind Rechnungen ganz klar eine wichtige Klasse von aufbewahrungspflichtigen Records.
Parallele Hands-On Workshops
In drei parallelen Reihen ging es dann in längere Beiträge zu konkreten Umsetzungsszenarien. Es war hier eine ziemlich ungleiche Verteilung der Interessen festzustellen. Rund 50 Teilnehmer in den Workshops von IBM und OpenText, knapp 20 bei SER und Optimal Systems sowie über 20 Anwesende bei Windream und Qumram.
Den ersten Beitrag im Track 1 bestritt Maik Tiedemann von IBM zum Thema "Information Lifecycle Governance und Datenlöschung - Auswege aus dem Jäger- und Sammler-Dilemma" (Link auf die Seite http://bit.ly/RMK14IBM). Er adressierte die Frage, warum Archivsysteme nicht nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen von nicht mehr benötigten Inhalten bereinigt werden. Eines des wesentlichen Prinzipien von Records Management ist die Entsorgung. IBM sieht für die Erschließung ein gutes Einsatzfeld für Watson. Interessant hierbei auch die Werkzeuge, die IBM bei der Analyse der Informationslandschaft einsetzt.
Parallel dazu sprache im Track 2 Stephan Kizina von SER zum Thema "Allgemeine Schriftgutverwaltung" (Link auf die Seite http://bit.ly/RMK14SER). Er demonstrierte wie die internationalen Records Management Prinzipien in einer deutschen Standardsoftware umgesetzt werden. Der Begriff "Schriftgutverwaltung" ist die offizielle deutsche Übersetzung von Records Management in der ISO 15489, die sich aktuell in Überarbeitung befindet.
Im Track 3 ging es fast um das gleiche Thema: "Die elektronische Akte als Sicht auf die Records-Verwaltung". Oliver Veith (Windream, Link zur #RMK2014-Windream-Seite: http://bit.ly/RMK14WD demonstrierte die Nutzung elektronischer Akten als Kernelement um die Inhalte aus einem Records-Management-System den Anwendern nutzungsgerecht zur Verfügung zu stellen.
Den zweiten Workshop in Track 1 gestaltete OpenText (eigene Seite http://bit.ly/RMK14OT). Andrea Wingert erläuterte unter der Überschrift "Lösungsansatz für unternehmensweites RecordsManagement unter Einbeziehung aller relevanten Systeme" den Lösungsanspruch, alle Anwendungen im Unternehmen gemeisnam zu erschließen um ein unternehmensweites Records Management aufzubauen. Dabei spielt natürlich die Integration von E-Mail, Office-Anwendungen, ERP etc. mit zentralen Repositiores eine wichtige Rolle. Eine Diskussion mit den Teilnehmern entspann sich zur Frage, welche Rolle zukünftig Cloud für Records Management haben wird.
OS Optimal Systems fokussierte im Track 2 auf das Thema "Das Records Management wird mobil". Michele Barbato zeigte, welche Möglichkeiten es heute bereits gibt, mit Dokumenten und elektronischen Akten auf Smartphones und Tablets zu arbeiten (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14OS). OS sieht hier auch einen wesentlichen Treiber für zukünftige Entwicklungen, der bisherige Oberflächen und Nutzungsmodelle in Frage stellt.
Da Andreas Schöne (EDA) leider kurzfristig verhindert war, übernahme Lars Baumann (Qumram, Link auf die Seite http://bit.ly/RMK14Qum) das Thema Records Management im Web an Hand des Beispiels "Archivierung von Webinhalten beim Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) unter Anwendung der Vorgaben des Schweizerischen Bundesarchivs". Die Dokumentation von Webinhalten und Transaktionen über Webseiten ist immer noch eine unterschätzte offene Flanke der Archivierung und des Records Managements.
Nach den intensiven Sessions hatten sich alle Teilnehmer das Mittagessen im Sheraton Airport Hotel redlich verdient. Am Buffet liefen die Diskussionen intensiv weiter.
Das Nachmittagsprogramm startete mit dem neuen Format der RM-Speedies, einer besonderen Form des PechaKucha.
RM-Speedies
Bei einem RM-Speedy hat die Referentin oder der Referent exakt 5 Minuten Zeit, die Botschaft, die wichtigsten Kernaussagen an die Teilnehmer zu bringen. Dies war recht stressig - trotz des Übens - da die Folien nach 20 Sekunden automatisch weiterschalteten. Man musste also genau überlegen, wie man seine Inhalte organisiert und wie lange man spricht. Manche benutzten sicherhaltshalber nur Bilder mit einem Schlagwort, andere unterwarfen sich dem Zeitzwang von mit reichlich Inhalt gefüllten Textfolien. Vorgaben - ob es nun um ein Produkt, eine Studie, ein Anwendungsszenario, eine Organisation, Trends oder was auch immer geht - wurden den Präsentatoren nicht gemacht. Das sehr abwechslungsreiche und stringente Format kam bei den Teilnehmern blendend an und wird daher auch im kommenden Jahr wieder auf der Tagesordnung stehen.
Als erster sprach Hans-Günter Börgmann zum "Reifeindex zum Informationsrisiko". Iron Montain hatte wie in jedem Jahr eine Studie erarbeiten lassen, wie die Unternehmen mit Informationen umgehen (Link auf Seite: http://bit.ly/RMK14IM). Dabei gab es sehr konkrete Zahlen, dass sich eigentlich zu wenig bewegt und gerade Deutschland sich im Hintertreffen befindet.
Thomas Heepe von SER (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14SER) setzte sich mit dem Thema "Traditionelles Records Management vs. Akte und Aktenplan" auseinander. Wobei allerdings nicht übersehen werden darf, dass Aktenpläne ein klassisches Verfahren zur Organisation von Records sind. Wie schon im Webinar mit SER diskutiert (an dem übrigens 69 Personen teilnahmen), ist die elektronsiche Akte eigentlich nur eine mögliche Form wie man mit Records strukturiert arbeiten kann. Ob allerdings der Aktenplan selbst in Zukunft, angesichts moderner Technologien und veränderter Nutzungsmodelle, seine Bedeutung behält, muss sich noch zeigen.
Sven Hapke schlug den Bogen "Vom Records Management zu Information Lifecycle Governance". ILG ist ein Begriff, den IBM geprägt hat (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14IBM). Herr Hapke präsentierte aktuelle Zahlen, wie sich die Nutzung der Information verändert, welche Anteile Records sind udn wie man mit der großen Menge der restlichen Informationen im Unternehmen umgehen sollte. Die Beherrschung der Information ist angesagt - aller Informationen im Unternehmen und für das Unternehmen.
"Und nun zu etwas ganz Anderem ..." könnte man beim RM-Speedy von Jürg Hagmann, Präsident des Swiss Chapter des internationalen Records Management Verbandes ARMA titeln. Er stellte mit "ARMA Swiss Chapter: Ziele und Nutzen für die Mitglieder" die Organisation vor und erläuterte die wesentlichen 8 Prinzipien von Records Management und das zugehörige Maturity Modell nach ARMA (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14ARMA).
Lars Baumann knüpfte mit seinem Beitrag "Web- und Social Media Records Management" an seinen Workshop an und brachte die Notwendigkeit der Archivierung und Verwaltung von Webinhalten auf den Punkt (Qumram, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14Qum). Dabei stellte er die verschiedenen Anwendungsszenarien und die dafür notwendigen Methoden vor. Das AIIM Modell für "Systems of Records" und "Systems of Engagement" diente ihm hier als Leitlinie für die Argumentation.
Nicole Webers fokussierte sich auf das Thema "Records Management - Automatisiert Ordnung halten - wie kann das funktionieren?" Nicht nur OpenText (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14OT) setzt auf das Thema Automatisierung. Die Reduktion fehlerträchtiger manueller Arbeiten bei Erfassung und Klassifikation von Records ist ein aktueller Trend. Moderne Systeme arbeiten dabei effizienter und fehlerfreier als bisher gedacht. Dies war auch Gegenstand des Webinars, das OpenText vor der Konferenz durchführte und das über unsere OpenText-RMK2014-Seite als Aufzeichnung abgerufen werden kann.
Ein ganz anderen Aspekt brachte der Beitrag von Jan Wilkens. IMTB (Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14IMTB) ist in der Standardisierung und in der deutschen öffentlichen Verwaltung als Beratungsunternehmen stark vertreten. Seine Präsentation "Öffentliche Verwaltung vorne weg? Was Unternehmen vom Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit lernen können" verfolgte den Gedanken, die Prinzipien der Aktenverwaltung der öffentlichen Hand auch nutzbringend in der freien Wirtschaft einzusetzen. Er bezog sich hierbei auf OKeVA, das Organisationskonzept für die elektronische Verwaltungsarbeit.
Hanns Köhler-Krüner brachte mit seinem Beitrag "Records Management – zwischen den Welten" nicht etwa einen neuen Gartner-Quadranten mit (Gartner, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14GA) sondern stellte leidenschaftlich das ganze Thema Records Management bisheriger Prägung in Frage. Deutlich machte er dies z.B. an Fotos der "Records Manager der Zukunft". Zukünftige Generationen werden ganz anders mit Informationen umgehen und auch ganz andere Methoden und Werkzeuge einsetzen. Dies war auch eine der Frage an die Diskussionsrunde: "wird es Records Management im Jahr 2040 noch geben?".
Im Hier-und-Jetzt war dagegen der Voertrag "Hybridarchive - Beispiele aus der Praxis für digitale Kreditakten und digitale Personalakten" von Thomas Cybulski (Lager3000, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14LA) angesiedelt. Noch längst nicht befinden wir uns in einer vollständig digitalisierten Welt. Real dagegen sind die Probleme der unkoordinierten Koexistenz von digitalen und papiergebundenen Informationen. Hier setzte er mit Outsourcing des Records Management an.
Den abschließenden Beitrag lieferte Ines Kaps (Passion2Practice, Link auf die Seite: http://bit.ly/RMK14P2P) mit "Der Hindernislauf zur RM Policy - Erfolge und Hürden". Hierbei ging es um die Konzeption und die Einführung einer neuen Records Management Policy in einem großen Industrieunternehmen. Neben den fachlichen Herausforderungen des Records Managements stellten die bisherige Organisation und der heutige Umgang mit wichtigen Informationen die Hürden dar, die es in den Bildern der Präsentation zu überwinden galt.
Fragen zu den einzelnen Beiträgen konnten per Twitter eingereicht oder per Karte für die Pinwand abgeliefert werden (das Verhältnis war dann 1 Tweet, 3 Karten). Im Anschluss an die RM-Speedies ging es auf der #RMK2014 mit zweiter Keynote, Vorträgen und Paneldiskussion weiter.
Keynotes & Vorträge
Jürg Hagmann von der ARMA Schweiz und selbst langjährig als Records Management Spezialist bei Pharma- und Beratungsunternehmen ind er Branche unterwegs (Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14ARMA) addressierte in seiner Keynote das Problem "Information Governance - warum wir bei der Umsetzung versagen". Dabei besprach er die Themen "Was ist Information Governance?", "Warum macht Information Governance Probleme?" und "Die Rolle von Records Management unter einem Information-Governance-Programm" mit Zitaten aus der Literatur. Ein wesentlicher Punkt war ein neuer Ansatz für Information Governance und die organisatorische Umsetzung, der im kommenden Jahr auch als Buch erscheinen wird. Dabei geht es um einen "Bottom up meets top down-Approach".
Der Anwendervortrag "SharePoint Web Content-Archivierung" mit Claudio Mirti (Swisscom; Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14Qum) zeigte wie man Web-Archivierung zur Kontrolle und Steuerung von Inhalten im Intra- wie auch im Internet einsetzt. In der Finanzdienstleistungsbranche geht es um Nachweise, die vollständig und nachvollziehbar sind - hier kann man das Web nicht mehr außen vorlassen.
Den Vortrag: "Design und Implementierung einer standardisierten digitalen Aktenlösung in einem Vorstandsressort der Deutschen Bahn AG" präsentierte Jens-Uwe Gehrke (Deutsche Bahn, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14SER). Bemerkenswert, das gerad eien Vorstandsbereich und dazu noch einer, der sich mit dem Thema Compliance und Governance beschäftigt, sich des Themas der elektronischen Akte angenommen hat. Die Lösung Mycube wird zukünftig auch in anderen Bereichen der Deutschen Bahn zum Einsatz kommen.
Alexander Degitz und Dirk Schächer bestritten zusammen den letzten Anwendervortrag "Im Spannungsfeld von kreativem Chaos und erzwungener Ordnung: Der Umgang mit unstrukturierten Informationen in der öffentlichen Verwaltung" (Deutsche Bundesbank, Link zur Seite: http://bit.ly/RMK14OT). In dem Projekt hatte man sich sehr stark an die bisherige Organisation und die bestehenden Prozesse angelehnt, was aus dem Plenum kritisch hinterfragt wurde "ob mn dann nicht wesentliche Effizienpotentiale verschenken würde". Wichtiger war der Bundesbank die Akzeptanz und problemlose Einführung des Records Management Systems.
Diskussionsrunde
Traditionell wird die Records Management Konferenz mit einer Diskussionsrunde der Referenten (oder ihrer Supporter) abgeschlossen. Diesmal waren dabei Jürg Hagmann (ARMA), Hanns Köhler-Krüner (Gartner), Maik Tiedemann (IBM), Marco Furini (OpenText), Guido Becker (SER), Lars Baumann (Qumram) & Dr. Ulrich Kampffmeyer (PROJECT CONSULT) als Moderator. Zunächst wurden die Fragen aufgegriffen, die sich auf die RM-Speedies bezogen. Logisches Löschen & physisches Löschen, PDF/A, Cloud und andere Themen wurden von der Runde kommentiert. Aber auch einige der im Vorfeld bereits gestellten Fragen, die auf der Competence-Site als "Virtual Roundtable" (http://bit.ly/CSVRRMK2014) platziert worden waren, wurden kontrovers erörtert: die Frage nach der Zukunft von Records Management ebenso wie die Frage, ob man versuchen sollte, in Deutschland den Begriff überhaupt zu platzieren da es doch andere gibt. Die gesellschaftlichen Auswirkungen zeigten sich während der Tagung und während der Diskussion besonders beim Thema Automatisierung: wo bleibt der Mensch? Braucht es noch professionelle Records Manager oder muss jeder in der Lage sein, Information zu organisieren. Im abschließenden "Kampffmeyerschen Blitzlicht" (ein Satz, ein Punkt, maximal drei Komma und drei und) machten aber alle Beteiligten deutlich, dass Records Management ein wichtiges Thema ist, das stärker in der Öffentlichkeit vorangetrieben werden muss. Es geht um "Ordnung schaffen & Ordnung halten" in der wachsenden Informationsflut.
Die Fragen und Antworten des Roundtable der Competence-Site zum Thema der Konferenz können gern weiter ergänzt, erweitert und kommentiert werden:
- Status Quo Records Management: Wo steht Deutschland? http://bit.ly/CSVRF1
- Records Management für Ordnung in der Informationsverwaltung? http://bit.ly/CSVRF2
- Automatisierung als Zukunft des Records Managements? http://bit.ly/CSVRF3
- Records Management und die Cloud? http://bit.ly/CSVRF4
- Records Management – eigenständig oder integriert als Komponente? http://bit.ly/CSVRF5
- Wirtschaftlichkeit von Records Management? http://bit.ly/CSVRF6
- Records Management im Jahr 2040? http://bit.ly/CSVRF7
Handout
Das vollständige Handout der 8. Records Management Konferenz kann unter http://bit.ly/dokuRMK2014 heruntergeladen werden. Alle bisherigen Dokumentationen stehen ebenfalls kostenfrei zur Nutzung bereit (um ordentliche Zitierung wird gebeten):
Teilnehmer-Survey
Seit 2007 führt PROJECT CONSULT eine Befragung der Teilnehmer der Records Management Veranstaltung durch. Hierbei werden auch Fragen zur Einschätzung von Records Management gestellt. Einige der Fragen sind über die Jahre gleich geblieben, andere neu hinzugekommen um aktuelle Entwicklungen einbeziehen zu können. Auch wurde dem jeweiligen Thema der Veranstaltung Rechnung getragen. Durch die Befragungen ergibt ein kleiner Einblick, wie sich das Thema Records Management in Deutschland entwickelt. In diesem Jahr wurden 69 Fragebogen ausgefüllt - deutlich mehr als 2013 (Bericht_RMFT2013). Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass auch viele Anbieter von Records Management Lösungen geantwortet haben, so dass sich hierdurch die positive Entwicklung des Themas Records Management erklären lässt. "Ja" ist mit drei Punkten, "Nein" mit einem Punkt in der Tabelle bewertet. Der Bekanntheitsgrad ist zumindest unter den Teilnehmern gestiegen. Neuer Bedarf an Lösungen oder Aktualisierung lässt sich aus den Zahlen dieses Jahres auch ablesen. Beim Thema Policies und Information Governance neigt sich die Waagschale von "halb/halb" eher in Richtung "Nein, noch nicht".
Die Teilnehmerschaft der Konferenz einschließlich der Referenten (ohne Anbieter und Sponsoren) setzte sich wie folgt zusammen: Öffentliche Verwaltung 26%, Banken/Finanzdienstleister 24%, Pharma/Chemie 9%, Industrie 6%, Versicherungen 6%, Energie 3%, Logistik 3%, andere 23%. Das Verhältnis Sponsoren/Anbieter/Berater zu Endanwendern betrug 4:3. Vier Pressevertreter/Blogger nicht eingerechnet.
Die Bewertung der Veranstaltung - abgesehen von der Luft im großen Vortragsraum - lag zwischen den Schulnoten "Sehr gut" und "gut" - gleichermaßen für die meisten Vorträge, die Themen und die Organisation der #RMK2014.
Webseiten der Referenten
Nächste PROJECT CONSULT Records Management Tagung
Am 24. und 25.11.2015 findet wieder in Frankfurt die 9. PROJECT CONSULT Records Management Veranstaltung statt.
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