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Special thanks to Claudio Salvador for translating this post into Spanish. See my original English post here: "Data Can Be Records, Too"

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De manera frecuente me encuentro convenciendo a los técnicos que los Datos pueden ser Registros, también.

Qué es un Registro?

De manera simple, los Registros son Activos de Información que usted mantiene.

• Algunos los quiere mantener (por que le ve cierto valor para el negocio)
• Algunos los tiene que mantener (por que alguna autoridad lo obliga)
• Algunos los mantiene sin saber (por que no está aplicando disposición de manera activa y frecuente)

Sin importar las razones, los Registros son Activos de Información que usted mantiene. Esos Activos pueden estar en muchas formas y media types. Para realmente administrar los Registros que usted quiere y debe mantener, debe considerar todas su formas y media types.

Media Types que pueden ser Registros

Estos son algunos ejemplos de media types que pueden ser Registros.

Papel

El papel y otros registros físicos son tal vez los más simple de identificar, figurativa y literalmente. Certificados de nacimiento, documentos de identidad, diplomas, contratos, recibos de compra, facturas, documentos de embarque, etc. todos son evidencias de algo y pueden ser considerados como Registros.

Suficientemente simple. La parte díficil es saber que documentos no son Registros.

Microformas

Imégenes de documentos en papel, ya sea en microfichas, tarjetas de apertura o microfilm, pueden ser Registros. Por muchas decadas, las microformas han sido utilizadas para almacenar Registros, frecuentemente remplazando el papel orginal como Registros verdaderos. Mucha de la historia de AIIM ha ocurrido en este espacio.

Documentos Digitales

Durante la transformación digital de las empresas, de manera incremental los documentos nacen digitales. Mientras los Documentos Office pueden fácilmente ser vistos como Registros, un formato de preservación de largo plazo como PDF-A debería ser considerado. Los documentos digitales también pueden tener metadata asociada para ayudar a su plan de Records Management – Gestión de Registros

Email

Las Organizaciones luchan administrando los emails como Registro. Mientras muchos aún imprimen y archivan emails, muchas organizaciones están dando pasos para administrar los emails en forma electrónica. Las cabeceras de los emails proveen algo de metadata que debería ser incluída

Activos Multimedia Digitales

Activos de información en forma de imágenes digitales, grabaciones de audio y video, pueden ser Registros. Esto podría incluir evidencia fotográfica, dibujos CAD, grabaciones de voz, video, y mucho más. Como en el caso de los emails y documentos digitales, estos activos digitales incluyen metadata que debería ser administrada como Registros junto al contenido.

Web Content y Social Media

Sitios web, blogs, actualización de estados y hasta conversaciones pueden ser considerados como Registros bajo ciertas circunstancias. Algunos formatos como Blog son lo suficientemente simple para ser considerados Registros, pero es mucho más complicado agregar también los comentarios, ratings y shares.

Datos

Y qué pasa con los datos estructurados almacenados en las bases de datos de los sistemas de gestión, NoSQL, databases, archivos XML y otras estructuras?, Pueden éstos ser considerados como Registros? La pregunta real es: si la información dentro de las bases de datos es valiosa o regulada, como puede usted no administrar esos datos como Registros?

6 consideraciones para archivar Datos como Registros

Conozca sus necesidades de Preservación

Qué información necesita mantener y por qué?, sus datos incluyen:

• Registros de transacciones financieras?
• Evidencia auditable de acciones tomadas cuándo se adjudicaron casos?
• Datos de venta para gestionar la relación con clientes?
• Investigación científica?
• Otros datos del negocio?

¿Hay un subconjunto de estos datos y un formato de fácil lectura para las personas que soportará mejor las necesidades del negocio para su preservación en futuras referencias?

No mantenga todos los datos para siempre (tal vez)

Algunos dicen “mantas y sistem“s pueden procesar paray mantenlos por siempre por que lo podr administrar esos da”os como Registros?tos como Blog soén los datos en las bases de datos por siempre por que lo podrías necesitar algún día” Sin embargo, muchas compañías están creando y capturando datos más rápido de lo que sus tecnologías y sistemas pueden procesar para obtener mayor insight. Dependiendo de que datos se trata, para que son usados y muchos otros factores, es muy probable que usted no quiera mantener todo por siempre.

No espere a que su tecnología sea obsoleta

Si mantiene datos en sus bases de datos para un preservación de largo plazo, eventualmente tendrá los mismos problemas que con otros activos de información digital: software y sistemas se volverán obsoletos. La actualización de bases de datos pueden causar cambios en las relaciones y metadatos, y la integridad de los Registros puede ser comprometida. Sea conciente de preservar adecuadamente lo que es valioso antes de que sea muy caro o muy díficil rescatar datos almacenados en sistemas tecnológicos obsoletos o no funcionales.

Considere el mejor formato para Preservación de largo plazo

Es díficil apuntar a datos crudos y ver información en contexto de una forma que soporte el propósito de preservar los Registros en un primer lugar. Hay un formato preferible para la preservación de largo plazo? Esto podría ser algún tipo de reporte o grupo de reportes que unen datos relacionados en formas significativas. Esto es algo que un gerente o abogado y cualquier persona pueden señalar y ver un significado.

Administre Casos con Datos y Documentos

Case Management regularmente incluye datos y documentos digitales. Cuando se trata de un set de información como un caso, preservar los documentos como evidencia sin los datos de soporte dejan a la organización con una película incompleta de lo que pasó. Una vez que el formato de preservación de largo plazo ha sido determinado, los datos pueden ser exportados y formateados, y luego administrados como un documento junto con los otros documentos de un caso. Esto entrega una película completa en un formato entendible por personas.

Gobierne los Repositorios de Datos

Una vez que los datos son archivados para preservar y retener Registros, deberían quedarse en la base de datos? Hay razones de peso para mantener los datos en las bases de datos de los sistemas de gestión para BI. Sin embargo, todos los datos que permanecen en esos sistemas después de haber sido archivados en otros lugares como Registros, deberían ser tratados sólo como conveniencia o copias de utilidad. Esto aplicaría a los datos que han sido extraídos, transformados y cargados en data mart o data warehouse con fines de BI.

Además, si los Registros resultantes de los datos son destruídos o transferidos (disposition) y además mantenidos en bases de datos (incluyendo los backups de las bases de datos) significa que que la Organización realmente no los ha destruido ni transferido. Sea my cuidadoso con esto y busque asesoría legal para ayudar a su organización.

La preservación de largo plazo de los Registros de Datos necesita madurar

Este post ofrece más preguntas que respuestas. ¿Qué ha hecho para trabajar bien gestionando sus Registros de datos?, ¿Qué recursos puede compartir para lidiar con este tópico? Descubramoslo juntos!

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Original author: J. Kevin Parker
Translated by: Claudio Salvador
Original English post: http://community.aiim.org/blogs/kevin-parker/2016/02/03/data-can-be-records-too
© Copyright J. Kevin Parker
Translated and posted here by permission