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Bis Mitte 2018 müssen alle ISO 9001-zertifizierten Prozesse nach der neuen ISO 9001:2015 ausgelegt und abgenommen werden. Informationsmanagement und Wissensmanagement spielen hierbei neue, wichtige Rollen. Die Vorgaben für Qualität und Prozesse müssen allen Beteiligten zur Verfügung stehen. So erhielt "Wissensmanagement" im Rahmen der ISO 9001:2015 einen neuen Stellenwert. Informationsmanagement-Lösungen unterstützen die Prozesse und sorgen auch für die Überprüfbarkeit. Andererseits hat Information nur dann einen Nutzen, wenn die Qualität der Information stimmt. Das Qualitätsmanagement-Handbuch und die Nachweise der Einhaltung sind zu dem einen eigenes...
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Heute am 23.8. wird im Web der #InternautDay gefeiert - 25 Jahre WWW World Wide Web! Herzlichen Dank an Tim Berners-Lee! Am 6.8.1991 hat er für uns das Internet als World Wide Web eröffnet. Ohne "$"-Zeichen in den Augen! Es war ein langer Weg von den Anfängen des ARPANET zum heutigen multimedialen, interaktiven Web. Nun wird am 23.8. jeweils der #InternautDay Internet Day gefeiert. Heute zum 25sten Mal. Etwas verspätet, oder? Eigentlich war es doch der 6.8. - oder? Berners-Lee sprach vom WWW World Wide Web, das das Internet als Grundlage nutzt. Andere nannten es schon damals CyberSpace. Wir nennen es heute nur noch das Web. Heute...
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Research by the International Data Corporation (IDC), published in a report entitled “Are your business processes stifling your market opportunity? Cost-efficient print and document management through smart MFPs”, has revealed a number of crucial workplace trends. Businesses and their work environments are evolving, with recent years showing huge increases in the volume of data received by businesses. The IDC predicts that this growth in data access capability and delivery will continue into future years, occurring at rates yielding approximately six-fold increases every five years . While this vast trove of data can be an incredible resource for businesses,...
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Am 4. November 2016 ist wieder ‪#‎WPFD‬ World Paper Free Day der AIIM http://bit.ly/WPFD_2016 Letztes Jahr war es etwas "ruhig" um diese Initiative geworden. Es geht um das "papierlose Büro", um die allgegenwärtige Digitalisierung. 2010 gab es zum ersten Mal den Versuch mit dem griffigen World Paper Free Day die Bekanntheit der ECM-Branche voran zubringen. 2011 und 2012 fand der #WPFD auf der DMS EXPO - es gab Gadgets, Twitter-Jams, Vorträge und eigener Webseite zum Thema. Auch 2013 gab es zahlreiche virtuelle und Onsite-Veranstaltungen . 2014 wurde dann der World Paper Free Day durch die AIIM von Oktober auf November verlegt. Damals gab es...
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Die IT & Business ist die Messe-Plattform für ECM Enterprise Content Management in Deutschland! Für den Besuch der IT & Business vom 4. bis 6.10.2016 in Stuttgart (#ITBusiness16) gibt es wieder kostenfreie Eintrittskarten, die man sich selbst herunterladen oder auf das Mobiltelefon schicken lassen kann. Neu ist das "Open Conference"- Konzept, das aktuelle Themen adressiert. Auch in diesem Jahr wird das Thema Information Management wieder prominent auf der IT & Business Veranstaltung (http://bit.ly/ITBusiness16) in Stuttgart vertreten sein: BPM, ECM, DMS, Sharepoint, Collaboration, EIM, Output Management, Digitalisierung, etc. - auch wenn...
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Anyone who’s been paying attention lately, or who has met me in person, knows that I’m fairly passionate about Information Management and Craft Beer. Depending on the day, my passion for one is slightly higher than my passion for the other. What does one have to do with the other? I’m glad you asked. Please bear with me, this may take a while. Three things happened that resulted in a new vision for me: In late June at a networking event in Calgary I met Chris. Chris is one of the co-founders of Caravel Craft Brewery in Calgary. Over a couple pints of IPA from Last Best Brewing , Chris and started chatting about beer. It turns out that we both love...
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The future of document management is tied to the evolution of digital technologies. In 1965, Gordon Moore , co-founder of Intel, predicted that advances in technology would cause computing power to double every two years. This principle, known as Moore’s Law , has held true for over fifty years, demonstrating the incredible rate at which technology is becoming more and more powerful. Moore’s Law is unlikely to change any time soon; as we move through 2016, computing abilities continue to advance at an astounding pace. With the rapid evolution of digital technology, business practices are in a state of perpetual change, and the needs of businesses are...
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Die aktuelle Ausgabe des G2 Crowd "ECM Quadranten", sprich das Grid für Enterprise Content Management 2016 ist veröffentlicht. Neben den Positionen der "üblichen Verdächtigen" gibt es doch die eine oder andere Überraschung und einiges Stirnrunzeln: http://bit.ly/ECMgrid2016 Das G2 Crowd Grid wird nicht von Analysten (z.B. IDG, Gartner, Forrester u.a.) erstellt, sondern ergibt sich aus den Angaben von Anwendern. Die 2016er Version findet sich hier: http://bit.ly/G2CrowdECM2016 . Bereits im vergangenen Jahr hatten wir erstmals das ECM Grid vorgestellt und im Vergleich mit anderen Studien diskutiert: http://bit.ly/G2Crowd_Grid . Die Werte (Scores)...
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Der letzte Freitag im Juli ist immer "Admin Day" - System Administrator Appreciation Day (https://de.wikipedia.org/wiki/System_Administrator_Appreciation_Day) - dieses Jahr also der 29.07.2016. Wir sind zu 100% von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information abhängig. Administratoren, Supervisoren, Helpdesk-Mitarbeiter und viele andere im Hintergrund unserer IT spielen eine wichtige Rolle, Information nutz- und zugreifbar zu halten. Zumindest an einem tag im Jahr sollte man diese wichtige Rolle würdigen und sich bei den Administratoren bedanken. Dies ist um so wichtiger als die Administratoren häufig ein sehr negatives Eigenbild ihrer...
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It's widely acknowledged now that the biggest challenge in achieving a successful social collaboration implementation is getting people to use it. I write regularly about the importance of having a "big picture" strategy for driving adoption, but if you are tasked with bringing this about in practice it's also useful to have some practical, immediately actionable ideas for ways to get people interested and engaged on your new social collaboration platform. Here are a few examples I've come across in talking to organisations for my case studies in this space. Post news and announcements on the platform instead of emailing. One...
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AIIM just relaunched the Certified Information Professional (CIP) Program. This program is a good thing for the ECM (Enterprise Content Management) ecosystem, but it needs support from ECM vendors and their partners. Why should vendors and partners care? I’ll give you three reasons and they all involve saving and making money. 1. CIP Cuts Internal Training Costs Having CIP certification means that the individual already understands the basics of being a Certified Information Professional. A hiring manager can expect the person to already know what it means to manage information in an organization using standard terminology. This gets...
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How can an employee make decisions with all the data and documents in raw form? Sometimes waiting for an IT report isn’t an option. That’s where business intelligence comes into play (BI). BI software analyzes raw data from enterprise systems to improve decision making, cut costs and identify new business opportunities . Content Analysis is where business intelligence meets document management. It is the bringing together of these two separate disciplines for more streamlined access and representations of your data. By allowing companies to merge these two systems, they can access text data and past consumer interactions they have recorded to see future...
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Das neue Berufszertifikat der AIIM, der CIP Certified Information Professional, ist jetzt verfügbar: http://bit.ly/CIP_AIIM Das Online-Lern- und Prüfungs-Programm wurde komplett überarbeitet http://bit.ly/CIP-AIIM . Nachdem die AIIM zunächst das CIP-Programm einstellen wollte, wurde es nun komplett erneuert. Dabei geht es um die Basisqualifikationen des Information Professional der Zukunft . Dabei geht es um wesentlich mehr als nur Enterprise Content Management - im Fokus sind Enterprise Technologies der Zukunft und die Rolle des Information Managements. Der CIP wird online als Multiple-Choice-Computer-Test absolviert. Erlernen kann man die...
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Back in March I was already telling the ECM industry that they were not alone. I was researching a trend where I thought vendors were emerging that offered out-of-the-box back office content solutions that were being sold directly to business users. I expected to find a few examples in each content-rich core business areas. What I found in quick searches were half a dozen vendors. In deeper dives of specific solutions I found dozens of vendors. It seems like every time I turn on my computer I find more vendors. Looking at Contract Life Cycle Management (CLM), I found vendors like CobbleStone Systems , Conga , and Exari . In Accounts Payable,...
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Original Concept

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Original Record: The first copy or archetype of a record; that from which another instrument is transcribed, copied, or initiated . [Government] "The InterPARES 2 Project Dictionary." Def. 1. InterPARES Project . N.p., 27 June 2016. Web. 27 June 2016. <interpares.org>. It’s always interesting to me the ways in which people use the term “original” when referring to their records and documents. The majority of time the term is used to denote something that exists in a physical format with wet signatures, seals, stamps, or other identifying marks. Although I understand how and why people have this perception as it relates to physical documents,...
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Information governance (IG) is all the rules, regulations, legislation, standards, and policies with which organizations need to comply when they create, share, and use information. Governance is mandated internally and externally. ( PHIGs IMC Inc – 2014 ) The above graphic, courtesy of the Information Governance Initiative , presents facets of Information Governance. I don’t agree that everything in the graphic belongs under IG, but it does illustrate how all encompassing and complicated IG is. With cloud content management, collaboration, and storage offerings becoming more and more accepted, IG needs to adapt. No longer can organizations...
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Sehr bedrückend, aber zu erst einmal Ruhe bewahren. Den großen Bruch werden sich weder Groß-Britannien noch die EU leisten können. Dennoch wird ein Exempel statuiert werden. Zumindest wird es lange brauchen, bis neue Verträge die EU-Verträge ersetzen. Über politische und wirtschaftliche Konsequenzen wird aller Orten diskutiert - aber gibt es auch Auswirkungen für das Informationsmanagement? ( http://bit.ly/BrexitInfoMngmnt ) Ja, es gibt sie - oder es wird sie geben. Betrachten wir nur einige Felder, die durch den Austritt Groß-Britanniens aus der EU betroffen sein werden. Da ist zuerst die Frage, ob England die aktuellen EU-.Richtlinien übernehmen...
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Policy Paralysis

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I’ve worked in a number of places, both as an employee and a consultant, that lack a substantive RIM, or Records Retention, policy. On a number of occasions I’ve been in meetings with senior executives who explain that for better or worse, in the absence of a real policy, they have adopted a “save everything policy”. It seems misconceptions persist about what an adopted “save everything policy” really means, especially at the senior executive level. A formal approved policy requiring an organization to save everything would not only be hugely expensive over time, but almost impossible to enforce. Does this mean every draft or aborted effort at something...
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While much of the advice about how to maximise your chances of success with social collaboration technology adoption focuses on the period following (and including) the launch of your platform, in practice you should be laying the groundwork for this success much earlier, as part of your pilot stage. Most organisations carry out a pilot of some sort before rolling the technology out to a wider audience within their organisation, but often not enough is done to take full advantage of this period. The default purpose of a pilot is typically to make sure that your chosen technology was the right choice for you - or at least that it meets the primary...
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ECM = Enterprise CHANGE Management Das Akronym ECM hat vielfältige Bedeutungen: die Firma Espresso Coffee Machines, im Militärbereich Electronic Counter Measures und natürlich in der IT Enterprise Content Management. In dem Maße wie sich ECM Enterprise Content Management in Richtung EIM Enterprise Information Management weiterentwickelt, kann man zukünftig das Akronym ECM für Enterprise Change Management verwenden - so die Meinung von PROJECT CONSULT seit dem Jahr 2008 ( http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/ecm_enterprise_change_management ). Letztlich geht es auch bei der Einführung von Enterprise Content Management um die Herbeiführung...
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