Das BMF Bundesfinanzministerium hat einen Entwurf zur Aktualisierung der GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form veröffentlicht (www.project-consult.de/…/GoBD_Entwurf_Neufassung_Oktober_20…). Durch andere Gesetze wie dem KassenG wie auch durch technologische Weiterentwicklung und europäische Harmonisierung bei elektronischen Rechnungen waren vielfach Änderungen und Ergänzungen gefordert worden.
Glücklicherweise bleiben die bisherigen Randziffern erhalten. Letztlich sind es relativ wenige Ergänzungen und Änderungen:
- In Rz. 20 werden Cloud-Systeme nun als Vor- bzw. Nebensysteme der Buchhaltung betrachtet. Dies galt im Prinzip schon immer, ohne dass es explizit ausgeführt wurde. Der Ort, wo verarbeitet und gespeichert wird, ist im Prinzip unerheblich.
- In Rz. 130 wird nunmehr auch das Abfotografieren von Belegen mit mobilen Geräten explizit ausgeführt. Als Beispiel dienen Reisekostenbelege, die mit dem Mobil-Telefon und in das Verarbeitungs- und Aufbewahrungssystem übermittelt werden können. Letztlich verhält es sich hier wie beim Faxen und Scannen an einem anderen Ort und die Übermittlung in das verwaltende System. Dies ist auch im Ausland möglich.
- In Rz. 135 war das bei der Archivierung durchaus gebräuchliche Verfahren, dass Original-Beleg und Inhouse-Version unter gleichem Index gespeichert werden, geregelt. Hierdurch waren das ursprüngliche Format und das z.B. in ein PDF/A gewandelte Dokument miteinander verknüpft. Die doppelte Speicherung kann nun unter bestimmten Kriterien vermieden werden. Unter bestimmten Bedingungen in das Aufbewahren der konvertierten Version, dem Inhouse-Format, zulässig. Dafür muss aber sichergestellt sein, dass keine Veränderung der Inhalte möglich ist, die Auswertbarkeit gegeben ist, der Prozess lückenlos und dokumentiert ist, die Verfügbarkeit nicht eingeschränkt wird und das Verfahren beschrieben ist). Änderungen in der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein.
- In der folgenden RZ. 136 gibt es Ergänzungen zum Scannen bei der Verlagerung der Buchführung ins Ausland. Auch hier ist das ersetzende Scannen weiterhin ohne elektronisches Signieren möglich. Das Scannen von Belegen im Ausland ist nunmehr zulässig.
Andere kritische Bereiche, wie der Umfang der Mitwirkungspflicht, die Bereithaltung von OCR-Ergebnissen zur Auswertung sowie der zu treibende Aufwand bei Migration und Systemablösung, wurden nicht überarbeitet. Auch neuere technologische Entwicklungen wie Blockchain oder Harmonisierungsbemühungen im eCommerce durch den DSM Digital Single Market der EU sind nicht eingeflossen.
Stefan Groß, PSP, hat eine Zusammenfassung der Änderungen veröffentlicht: http://bit.ly/GoBD_neu
Auch das PROJECT CONSULT Seminar zur Verfahrensdokumentation wird aktualisiert.
Quelle: http://bit.ly/Entwurf-GoBD-2